Kolorowy pasek
Godło, Herb, Logo
Logo Biuletyn Informacji Publicznej

Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Miasta i Gminy Barczewo

Kolorowy pasek

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Barczewie

  REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU MIEJSKIEGO W BARCZEWIE

 

 

ROZDZIAŁ I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

 

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Barczewie zwany dalej „Regulaminem” określa szczegółową organizację i tryb pracy Urzędu Miejskiego w Barczewie zwanego dalej „Urzędem”.

 

§ 2

Ilekroć w Regulaminie mowa o:

1.    Gminie” – należy przez to rozumieć Gminę Barczewo

2.    Radzie” – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Barczewie

3.    Statucie” – należy przez to rozumieć Statut Gminy Barczewo

4.            Burmistrzu”, „Zastępcy Burmistrza”, „Sekretarzu”, „Skarbniku” – należy przez to rozumieć Burmistrza Barczewa, Zastępcę Burmistrza Barczewa, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta

5.            Urzędzie” – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Barczewie

6.            Regulaminie” – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Barczewie

 

§ 3

 

Urząd Miejski w Barczewie, działa na podstawie:

1.           ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym,

2.           ustawy z dnia 17 maja 1990r. o podziale zadań i kompetencji określonych
w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw,

3.            statutu Gminy Barczewo stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XXVIII/178/12 Rady Miejskiej w Barczewie z dnia 24 września 2012r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Barczewo (Dz.Urz.Woj.Warm.Maz. z 2012r. poz. 3035),

4.           niniejszego Regulaminu

§ 4

 

1.   Urząd jest jednostką budżetową Gminy

2.   Siedzibą Urzędu jest miasto Barczewo

3.   Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa

 

§ 5

 

Urząd wykonuje zadania publiczne o znaczeniu lokalnym określone: ustawami, statutem Gminy, uchwałami Rady Miejskiej, zadania zlecone przekazane gminie na mocy obowiązujących przepisów prawa oraz zadania na podstawie zawartych porozumień z zakresu administracji rządowej i samorządowej.

 

§ 6

 

Organizację pracy w Urzędzie oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników Urzędu określa Burmistrz w Regulaminie Pracy Urzędu.

 

 

ROZDZIAŁ II

ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA URZĘDU

§ 7

 

Kierownictwo Urzędu:

1.           Burmistrz Barczewa

2.           Zastępca Burmistrza Barczewa

3.           Sekretarz Miasta

4.           Skarbnik Miasta

5.           Zastępca Skarbnika Miasta

6.           Kierownik Wydziału Organizacyjnego

7.           Kierownik Wydziału Budownictwa, Inwestycji i Ochrony Środowiska

8.           Zastępca Kierownika Wydziału Budownictwa, Inwestycji i Ochrony Środowiska

9.           Kierownik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa

10.       Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego

11.       Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego

12.       Komendant Straży Miejskiej

13.       Kierownik Informacji Turystycznej

 

§ 8

 

W Urzędzie działają następujące wydziały, samodzielne stanowiska pracy i inne jednostki organizacyjne, którym nadaje się następujące symbole do znakowania spraw (symbole kancelaryjne):

 

1

Wydział Organizacyjny

Koordynator czynności kancelaryjnych                                                   

OR

KCK  

 

2

Wydział Finansowy

 

F

3

Wydział Budownictwa, Inwestycji i Ochrony Środowiska

BIOŚ

4

Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa

GNR

5

Urząd Stanu Cywilnego

USC

6

Straż Miejska

SM

7

Informacja Turystyczna

 IT

8

Audyt Wewnętrzny

 AW

9

Administrator Informacji Publicznej

 ABI

 

 

 

   

§ 9

 

1.           Wydziałami kierują kierownicy na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, zapewniając ich właściwe funkcjonowanie

2.           Kierownicy wydziałów zapewniają zgodne z prawem wykonywanie przypisanych wydziałom działań i w tym zakresie ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem

3.           Obok stanowisk kierowników wydziałów mogą być tworzone stanowiska zastępcy kierownika

4.           W przypadku nieobecności kierownika zastępstwo pełni zastępca kierownika lub upoważniony przez niego pracownik wydziału

 

§ 10

 

1.           Szczegółowe zakresy czynności pracowników Wydziału określa Kierownik Wydziału, który jest odpowiedzialny za ich bieżącą aktualizację

2.           Plan etatów w Urzędzie z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne ustala Burmistrz

 

§ 11

 

1.           Wydziały są obowiązane do wzajemnej współpracy

2.           Wydziałem wiodącym – koordynatorem jest wydział, którego zakres działania obejmuje główne zagadnienia lub przeważającą część zadań występujących  w przedmiotowej sprawie

 

 

ROZDZIAŁ III

ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM

 

§ 12

 

1.           Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza
oraz Skarbnika

2.           Służbowym przełożonym wszystkich pracowników jest Burmistrz

3.            Do zadań i kompetencji Burmistrza należy w szczególności:

1)          kierowanie bieżącymi sprawami Gminy,

2)          reprezentowanie Gminy na zewnątrz oraz prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Gminy,

3)          nadzorowanie realizacji budżetu Gminy,

4)          podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki związanych
z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego, bezpieczeństwa publicznego, ochrony przeciwpowodziowej, za wyjątkiem wydawania w tym zakresie przepisów porządkowych,

5)          powoływanie i odwoływanie swoich zastępców,

6)          kierowanie pracą Urzędu,

7)          wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej,

8)          przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,

9)          udzielanie pełnomocnictw i upoważnień w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,

10)       wykonywanie czynności pracodawcy wobec pracowników Urzędu i dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy oraz wykonywanie wobec nich uprawnień zwierzchnika służbowego,

11)       wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

12)       wydawanie zarządzeń,

13)       podejmowanie decyzji dotyczących zarządu mieniem Gminy,

14)       ogłaszanie budżetu Gminy i sprawozdań z jego wykonania,

15)       zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej

 

4.           Burmistrz może:

1)          upoważnić swojego zastępcę lub innych pracowników Urzędu do wydawania w swoim imieniu decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

2)          upoważnić swojego zastępcę do samodzielnego składania oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem,

3)          powierzyć sprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi swojemu zastępcy,

 

5.           Burmistrz bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne Gminy:

1)          Wydział Organizacyjny

2)          Wydział Finansowy

3)          Wydział Budownictwa, Inwestycji  i Ochrony Środowiska

4)          Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa

5)          Urząd Stanu Cywilnego

6)          Radca Prawny

7)          Straż Miejska

8)          Centrum Kulturalno-Biblioteczne

9)          Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej

10)       Zakład Budynków Komunalnych

11)       Miejski Zespół Oświaty i Zdrowia

12)       Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego

13)       Informacja Turystyczna

14)       Administrator Bezpieczeństwa Informacji

§ 13

 

1.            W czasie nieobecności Burmistrza jego obowiązki pełni Zastępca Burmistrza, w tym wykonuje czynności kierownika Urzędu, składa oświadczenie woli w imieniu Gminy, reprezentuje Gminę na zewnątrz, wydaje decyzje i postanowienia.

2.           Pod bezpośrednim nadzorem Zastępcy Burmistrza pozostają następujące komórki organizacyjne Urzędu, jednostki organizacyjne Gminy oraz podmioty realizujące zadania własne gminy w zakresie usług komunalnych:

1)          Wydział Budownictwa , Inwestycji Komunalnych i Ochrony Środowiska
– w zakresie dróg, porządku i czystości w gminie

2)          Zakład Usług Komunalnych Spółka z o.o.

3)          Zakład Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o.

3.           Zastępca Burmistrza zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zakresie zgodnym z podziałem kompetencji i zadań.

 

§ 14

 

1.            Sekretarz Miasta zapewnia warunki efektywnego i sprawnego funkcjonowania oraz  prawidłowego wykonywania zadań Urzędu.

2.           Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

1)          sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,

2)          nadzoruje przestrzeganie przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego,

3)          nadzoruje prawidłowe i terminowe przygotowywanie przez pracowników materiałów na posiedzenia Rady,

4)          koordynuje wykonanie zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy i Burmistrza,

5)          organizuje i koordynuje prace związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów, referendów oraz spisów powszechnych,

6)          prowadzi sprawy osobowe pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych

7)          wydaje świadectwa pracy i zaświadczenia o zatrudnieniu,

8)          sprawuje nadzór nad podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników w ramach różnych form szkolenia,

9)          organizuje i nadzoruje odbywanie praktyk zawodowych,

10)       organizuje i nadzoruje prace absolwentów na podstawie umów zawieranych z Powiatowym Urzędem Pracy,

11)       organizuje  i przeprowadza nabór pracowników na wolne stanowiska urzędnicze,

12)       opracowuje projekty aktów wewnętrznych, regulujących strukturę i zasady działania Urzędu

13)       prowadzi sprawy dotyczące oświadczeń majątkowych pracowników Urzędu kierowników jednostek organizacyjnych gminy oraz na podstawie innych upoważnień oświadczeń majątkowych radnych,

14)       prowadzi sprawy związane ze zgłaszaniem informacji do Rejestru Korzyści prowadzonego przez Komisarza Wyborczego w Olsztynie,

15)       zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zakresie zgodnym z podziałem kompetencji i zadań.

3.           Sekretarz bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne:

1)          Urząd Stanu Cywilnego w zakresie działalności gospodarczej, handlu i usług, spraw meldunkowych i dowodów osobistych.

 

§ 15

 

1.            Skarbnik zapewnia prawidłową realizację budżetu Gminy.

2.           Skarbnik nadzoruje i koordynuje wykonanie zadań finansowych przez jednostki organizacyjne Gminy objęte budżetem .

3.           Do zadań Skarbnika należy w szczególności:

1)          na podstawie materiałów i wskaźników opracowuje zestawienia planowanych dochodów i wydatków na dany rok budżetowy,

2)          dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym

3)          dokonuje wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

4)          prowadzi rachunkowość,

5)          sporządza analizy i zbiorcze sprawozdania z wykonania budżetu,

6)          przestrzega postanowień ustaw regulujących gospodarkę finansową
i majątkową Gminy,

7)          zapewnienie  funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zakresie zgodnym z podziałem kompetencji i zadań.

4.           Skarbnik nadzoruje i koordynuje pracę Wydziału Finansowego.

 

 

 

 

 

 

ROZDZIAŁ IV

ZADANIA I OBOWIĄZKI KIEROWNIKÓW WYDZIAŁÓW

§ 16

 

1.           Kierownicy podlegają służbowo Burmistrzowi. Swoje zadania realizują
pod kierunkiem Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, stosownie
do dokonanego podziału obowiązków i kompetencji pomiędzy Burmistrzem, Zastępcą, Sekretarzem i Skarbnikiem

2.           Kierownicy, każdy w ustalonym zakresie podejmują działania i prowadzą sprawy związane z realizacją zadań i kompetencji Burmistrza

3.           Kierownicy organizują pracę Wydziałów, koordynują ich działalność z działalnością innych Wydziałów oraz sprawują bezpośredni nadzór nad całokształtem pracy kierowanych przez siebie Wydziałów i są przełożonymi podległych im pracowników

4.           Do zadań Kierowników należy w szczególności:

1)          zapewnienie prawidłowego, sprawnego i terminowego wykonania zadań Wydziału,

2)          załatwianie spraw z zakresu administracji publicznej,

3)          gospodarowanie przyznanymi środkami budżetowymi i mieniem zgodnie
z zasadami określonymi przez Burmistrza,

4)          opracowywanie planów finansowych do projektu budżetu w części dotyczącej zadań Wydziału oraz sprawozdań z wykonania budżetu,

5)          właściwe przygotowywanie projektów aktów prawnych Rady, Burmistrza
oraz innych materiałów przedkładanych tym organom,

6)          zapewnienie terminowego i kompetentnego załatwiania wnoszonych
przez interesantów spraw,

7)          wnioskowanie do kierownictwa Urzędu w sprawach:

a)          kadrowych,

b)          zmian w  Regulaminie Organizacyjnym Urzędu,

c)           usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości funkcjonowania Urzędu,

8)          nadzór nad podległym zespołem pracowników w zakresie przestrzegania
przez nich postanowień Regulaminu Pracy Urzędu, przepisów bezpieczeństwa
i higieny pracy, przeciwpożarowych, ochrony danych osobowych
oraz dotyczących ochrony informacji niejawnych,

9)          zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zakresie zgodnym z podziałem kompetencji i zadań.

 

 

§ 17

 

1.           Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do współdziałania
przy realizacji zadań związanych z:

1)          obronnością kraju,

2)          systemem zbiorowego bezpieczeństwa,

3)          przeciwdziałaniem oraz usuwaniem skutków klęsk żywiołowych,

4)          zamówieniami publicznymi,

5)          ochroną danych osobowych i informacji niejawnych,

6)          funkcjonowanie systemu rejestracji i obiegu dokumentów,

7)          funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej, a w szczególności w zakresie tworzenia, udostępniania i publikowania informacji publicznych funkcjonowaniem adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

 

ROZDZIAŁ V

ZASADY WSPÓŁDZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH PRZY REALIZACJI ZADAŃ

 

§ 18

 

1.            Celem współdziałania jest:

1)           zwiększenie efektywności działania komórek organizacyjnych w dziedzinie sprawniejszego rozwiązywania problemów Gminy,

2)           usprawnienie procesów informacyjno-decyzyjnych oraz zwiększenie trafności podejmowanych decyzji,

3)           prawidłowa realizacja zadań Gminy wynikających z aktów prawnych,

4)           zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

2.            Do podstawowych elementów współdziałania zalicza się:

wzajemną wymianę informacji o występujących problemach i uzyskiwanych
w trakcie ich rozwiązywania wynikach w celu doskonalenia wspólnego działania poprzez:

1)           wzajemne przekazywanie zbiorczych materiałów analitycznych,

2)           przekazywanie informacji o problemach stanowiących przedmiot zainteresowania określonych komórek organizacyjnych,

3)           przekazywanie odpisów wystąpień, postanowień, decyzji, zarządzeń, uchwał,

3.            Podejmowanie wspólnych działań o charakterze badawczym, analitycznymi kontrolnym.

 

ROZDZIAŁ VI

ZAKRESY DZIAŁANIA WYDZIAŁÓW URZĘDU ORAZ SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY

 

§ 19

Wydział Organizacyjny, do którego zadań należy w szczególności:

1.            w zakresie organizacyjno – technicznej obsługi Rady Miejskiej, radnych, komisji

1)           kompletowanie materiałów sesyjnych i przekazywanie ich radnym,

2)           obsługa protokolarna obrad Rady i jej komisji,

3)           przekazywanie podjętych uchwał zainteresowanym komórkom organizacyjnym Urzędu, jednostkom organizacyjnym Gminy oraz organom nadrzędnym,

4)           gromadzenie informacji o terminach i tematyce posiedzeń Rady i jej komisji,

5)           prowadzenie ewidencji radnych i wydanych legitymacji,

6)           przygotowywanie planów dyżurów radnych.

2.            w zakresie dokumentowania działalności Rady i jej organów:

1)           prowadzenie rejestru uchwał Rady,

2)           ewidencjonowanie uchwał Rady i protokołów z posiedzenia komisji Rady,

3)           przekazywanie do publikacji uchwał Rady,

4)           prowadzenie rejestru interpelacji, wniosków i zapytań radnych,

5)           kierowanie do komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy zgłoszonych podczas sesji interpelacji, wniosków i zapytań radnych
w tym:

6)           kontrola terminowości przygotowywania projektów odpowiedzi i wyjaśnień,

7)           prowadzenie zbioru udzielonych odpowiedzi i wyjaśnień,

8)           prowadzenie dokumentacji związanej z rozpatrywaniem przez Radę skarg składanych na działalność Burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.

3.            w zakresie nadzoru nad działalnością jednostek pomocniczych Gminy:

1)           organizowanie wyborów do rad sołeckich i rad osiedli

2)           prowadzenie dokumentacji dotyczącej działalności jednostek pomocniczych
w tym: protokołów z wyborów rad sołeckich i rad osiedlowych, protokołów
z zebrań z mieszkańcami

3)           zapewnienie obsługi i udzielanie pomocy przy przeprowadzaniu konsultacji społecznych

 

4.            w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu:

1)           zapewnienie sprawnej obsługi interesantów w Biurze Obsługi Interesanta
w szczególności:

a)           informowanie interesantów o możliwości i sposobie załatwiania spraw
w Urzędzie,

b)           udzielanie informacji o zakresie działania jednostek organizacyjnych Gminy,

c)            przyjmowanie uwag, skarg i opinii na temat funkcjonowania Urzędu jednostek organizacyjnych Gminy ( dotyczy również zgłoszeń wnoszonych telefonicznych),

d)           prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu  oraz nadzór i kontrola przekazywanie ich do rozpatrzenia na stanowiska pracy,

e)           udostępnianie aktów prawnych tj. Dzienników Ustaw, Dzienników Urzędowych, Monitorów Polskich, przepisów prawa miejscowego

2)           nadzór i kontrola oraz koordynacja spraw związanych z korespondencją,

3)           obsługa kancelarii ogólnej, w tym: prowadzenie dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dystrybucja korespondencji,

4)           prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów PROTON,

5)           wdrażanie postępu technicznego i organizacyjnego,

6)           wdrażanie przepisów prawnych i nadzór nad zbiorem przepisów prawnych,

7)           prowadzenie prenumeraty czasopism i wydawnictw zamawianych dla urzędu,

8)           prowadzenie rejestru delegacji służbowych, umów oraz przygotowywanie projektów umów na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,

9)           obsługa sekretariatu, spotkań i posiedzeń związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Burmistrza,

10)        obsługa centrali telefonicznej,

11)        ewidencjonowanie wydawanych pieczęci urzędowych oraz nadzór nad ich właściwym zabezpieczeniem przed dostępem osób nieupoważnionych,

12)        gospodarowanie środkami rzeczowymi,

13)        prowadzenie spraw związanych z zapotrzebowaniem i zamówieniami w meble, sprzęt biurowy, maszyny i urządzenia,

14)        prowadzenie ewidencji mebli, sprzętu biurowego, maszyn i urządzeń

15)        prowadzenie spraw związanych z konserwacją, naprawą, kasacją
i upłynnianiem mebli, sprzętu biurowego, maszyn i urządzeń,

16)        zlecanie wykonania pieczęci urzędowych, prowadzenie ich rejestru i likwidacja,

17)        realizowanie zapotrzebowania Urzędu w materiały biurowe i niezbędne druki,

18)        prowadzenie ewidencji wydawanych kluczy do budynków Urzędu i pomieszczeń biurowych,

19)        pomoc w organizacji zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, członków izb rolniczych, ławników oraz spisie powszechnym.

5.            w zakresie transportu:

1)           koordynacja wyjazdów samochodów służbowych,

2)           wystawianie kart drogowych i rozliczanie czasu pracy kierowców,

3)           rozliczanie zużycia paliwa w samochodach służbowych,

4)           ubezpieczanie pojazdów,

6.            w zakresie kadr i spraw osobowych:

1)           prowadzenie kart ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu,

2)           prowadzenie ewidencji urlopów wypoczynkowych pracowników,

3)           prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników zatrudnionych w urzędzie,

 

7.            w zakresie administracji nieruchomościami:

1)           gospodarka nieruchomościami, lokalami i pomieszczeniami użytkowanymi
przez urząd,

2)           planowanie remontów bieżących w budynkach Urzędu,

3)           ochrona przeciwpożarowa w tym:

a)           nadzór nad wyposażeniem obiektów w podręczny sprzęt gaśniczy,

b)           organizowanie przeglądu sprzętu gaśniczego,

4)           prowadzenie spraw związanych z ochroną nieruchomości,

5)           prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem nieruchomości,

6)           aktualizacja informacji wizualnej w budynkach Urzędu, znakowanie,
a w sytuacjach tego wymagających dekorowanie i flagowanie budynków Urzędu,

7)           zapewnienie porządku i czystości w budynkach Urzędu.

 

8.            w zakresie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych:

1.            w zakresie archiwum zakładowego:

1)        bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw,

2)        współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją
i odpowiedniego jej przygotowania i przekazania do archiwum zakładowego

2)           przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych
i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych

3)           przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji w tym zakresie

4)           udostępnianie akt osobom upoważnionym

5)           przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, zgodnie z obowiązującymi terminami

6)           przeprowadzanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej
oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę

2.            prowadzenie spraw związanych z przynależnością Gminy do związków komunalnych, stowarzyszeń

3.            prowadzenie spraw związanych z współpracą Gminy z organizacjami pozarządowymi, w tym:

4.            opracowywanie projektów rocznych programów współpracy Gminy
z organizacjami pozarządowymi

5.            monitorowanie współpracy z organizacjami pozarządowymi i wykonywanie zadań wynikających z uchwalonych przez Rade programów współpracy

6.            Nadzór nad przyznawaniem dotacji celowych stowarzyszeniom i ich rozliczanie w tym: przeprowadzanie konkursów, przygotowywanie projektów umów o przyznaniu dotacji, kontrola i ocena realizacji zadań publicznych zlecanych przez Gminę organizacjom oraz podmiotom , o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.

7.            Współpraca z zagranicą.

 

 

 

 

 

§ 20

 

Wydział Finansowy, do którego zadań należy w szczególności:

1.            w zakresie gospodarki finansowej:

1)           nadzór nad wydatkowaniem środków finansowych zaplanowanych w budżecie
w ramach działów, rozdziałów i paragrafów oraz opracowywanie sprawozdań
w tym zakresie,

2)           przygotowanie projektów zmian w budżecie gminy w granicach uprawnień Rady Miejskiej i Burmistrza,

3)           prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,

4)           prowadzenie kontroli wstępnej i bieżącej dokumentacji finansowo-księgowej,

5)           sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych jednostkowych
i zbiorczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

6)           nadzór finansowy nad działalnością gminnych jednostek organizacyjnych – przyjmowanie sprawozdań,

7)           prowadzenie na bieżąco księgowości budżetowej i pozabudżetowej,

8)           przygotowywanie rachunków do wypłaty przelewów, odpowiedzialność za stronę formalną i rachunkową wypłat dokonywanych z budżetu Gminy,

9)           prowadzenie na bieżąco ksiąg rachunkowych budżetu gminy komputerowo
na zasadach określonych odrębną instrukcją,

10)        prowadzenia dokumentacji oraz prawidłowe naliczanie zasiłków rodzinnych, wychowawczych, opiekuńczych, porodowych i chorobowych pracowników,

11)        sporządzanie list płac pracowników oraz innych list do wypłaty,

12)        prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników,

13)        wydawanie zaświadczeń o zarobkach pracownikom,

14)        wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych,

15)        sporządzanie deklaracji rozliczeniowych wynikających z przepisów o ubezpieczeniu społecznym pracowników oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz terminowe regulowanie zobowiązań w tym zakresie,

16)        prowadzenie ewidencji dotyczącej podatku Vat, sporządzanie deklaracji,

17)        prowadzenie obsługi kasowej zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów,

2.            w zakresie podatków i opłat lokalnych:

1)           dokonywanie wymiaru zobowiązań pieniężnych wynikających z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, podatku rolnego i podatku leśnego,

2)           zbieranie materiałów informacyjnych niezbędnych przy wymiarze podatków oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie,

3)           przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących:

a)           wymiaru zobowiązań pieniężnych,

b)           odraczania terminów płatności,

c)            umarzania należności podatkowych,

d)           rozkładania zobowiązań na raty,

4)           przygotowywanie projektów uchwał dotyczących stawek podatków i opłat lokalnych, podatku rolnego i podatku leśnego,

5)           przygotowywanie decyzji w sprawie ulg na podstawie odrębnych przepisów,

6)           prowadzenie komputerowo ewidencji gospodarstw i nieruchomości
oraz nanoszenie na bieżąco zmian,

7)           prowadzenie rejestru przypisów i odpisów podatków, miesięczne podliczanie
i uzgadnianie przypisów,

8)           załatwianie odwołań od decyzji administracyjnych, ustosunkowanie się do zarzutów podnoszonych w odwołaniu i przekazywanie sprawy organowi odwoławczemu,

9)           wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym i o nie zaleganiu w opłatach,

10)        prowadzenie wykazu zaległości podatkowych oraz prowadzenie na bieżąco wpłat i zaległości,

11)        prowadzenie egzekucji zobowiązań pieniężnych, wystawianie upomnień
i tytułów wykonawczych,

12)        współdziałanie z urzędami skarbowymi w zakresie ściągania zaległości podatkowych i innych należności,

13)        prowadzenie ewidencji i pobór należności z tytułu sprzedaży, wieczystego użytkowania i dzierżawy mienia komunalnego na podstawie wykazu umów przekazywanych przez Wydział Gospodarki Gruntami i Rolnictwa,

14)        prowadzenie ewidencji i pobór należności z tytułu opłat adiacenckich i opłat planistycznych na podstawie decyzji przekazywanych z Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa, oraz prowadzenie egzekucji tych należności,

15)        prowadzenie spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego
w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej,

16)        prowadzenie spraw związanych z poborem, odroczeniem, rozkładaniem na raty  i egzekucją opłaty za odpady komunalne,

17)        prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości w zakresie pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom,

 

3.            Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Gminy

 

 

§ 21

 

Wydział Budownictwa, Inwestycji i Ochrony Środowiska do którego zadań należy
w szczególności:

1.            w zakresie gospodarki przestrzennej i  gospodarki nieruchomościami:

1)           analiza wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i przedkładanie ich Burmistrzowi,

2)           przygotowywanie projektów uchwał w sprawie przystąpienia do opracowania
do opracowywania miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego
i zmian do tych planów,

3)           przygotowywanie projektów uchwał o przystąpieniu do sporządzania studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy i jego zmiany,

4)           przygotowywanie materiałów do sporządzenia miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i studium w zakresie wynikającym
z obowiązujących przepisów,

5)           prowadzenie spraw związanych z uzgadnianiem terminu realizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu ponadlokalnym i warunków wprowadzenia ich
do planu miejscowego,

6)           sporządzanie i przedstawianie Burmistrzowi analizy zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy, oceny postępów w opracowywaniu planów miejscowych
i propozycji programów ich sporządzania w nawiązywaniu do ustaleń studium, oraz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany planu miejscowego,

7)           prowadzenie rejestrów planów miejscowych oraz wniosków o ich sporządzenie lub zmianę, gromadzenie materiałów z nimi związanych oraz przechowywanie ich oryginałów, w tym również uchylonych i nieobowiązujących,

8)           wydawanie wypisów i wyrysów z planów miejscowych i studium po uzyskaniu upoważnienia od Burmistrza,

9)           wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu
oraz ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego po uzyskaniu upoważnienia od Burmistrza,

10)        prowadzenie rejestrów wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym, oraz decyzji o ustaleniu warunków zabudowy,

11)        obsługa organizacyjna i techniczna Gminnej Komisji Urbanistyczno-Architektonicznej powołanej przez Burmistrza,

12)        opiniowanie zgodności proponowanych podziałów nieruchomości z ustaleniami planów miejscowych lub przepisami odrębnymi,

13)        uczestnictwo w pracach uzgadniania dokumentacji projektowej w Starostwie Powiatowym

2.            w zakresie inwestycji i remontów:

1)           opracowywanie planów przedsięwzięć inwestycyjnych Gminy, w tym
w szczególności opracowywanie lub nadzór nad opracowywaniem założeń techniczno-ekonomicznych przedsięwzięć,

2)           koordynacja i nadzór nad realizacją zadań związanych z przygotowaniem dokumentacji technicznej zamierzeń inwestycyjnych Gminy lub remontów wymagających przygotowania dokumentacji,

3)           przygotowywanie projektów umów w sprawach inwestycji i remontów,

4)           prowadzenie i odbiór remontów i inwestycji w tym kontrola faktur i kosztorysów, sporządzanie protokołów odbioru, dokumentów OT, naliczanie kar umownych

5)           wykonywanie czynności zdawczo-odbiorczych związanych z przyjęciem
lub przekazaniem obiektów budowlanych i urządzeń przyjmowanych
lub przekazywanych przez Gminę,

6)           prowadzenie spraw związanych z udziałem w kosztach inwestycji komunalnych,

7)           opiniowanie zamierzeń inwestycyjno-remontowych przedsiębiorstw komunalnych i jednostek organizacyjnych Gminy oraz uczestnictwo w odbiorach wykonanych prac,

8)           prowadzenie inwestycji i remontów w budynkach pozostających w zarządzie
lub użytkowaniu Gminy,

9)           koordynacja i realizacja zadań z zakresu przygotowania terenów
pod budownictwo (uzbrajanie terenów budowlanych),

3.            w zakresie zamówień publicznych:

1)           przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań dla udzielanych przez Gminę zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,

2)           prowadzenie dokumentacji zamówień publicznych udzielanych przez Gminę,

3)           prowadzenie rejestru wszystkich zamówień publicznych,

4)           sporządzanie sprawozdań wymaganych ustawą Prawo zamówień publicznych,

5)           uczestnictwo w pracach komisji przetargowej po powołaniu do składu komisji przez Burmistrza,

6)           przygotowywanie umów na przedmiot zmówienia publicznego zgodnie
z ogólnymi warunkami umowy załączonymi do wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego składanego przez poszczególne komórki Urzędu,

4.            w zakresie utrzymania ulic, dróg, placów i mostów:

1)           stała kontrola utrzymania ulic, dróg, placów i mostów na terenie Gminy, w tym
w szczególności utrzymania czystości, a w okresie zimowym – usuwania śniegu i gołoledzi,

2)           okresowa ocena stanu technicznego ulic, dróg, placów i mostów na terenie Gminy, w tym w szczególności:

a)           nawierzchni jezdni i chodników,

b)           oznakowania,

c)            oświetlenia ulic i dróg,

d)           kanalizacji deszczowej,

3)           prowadzenie rejestru ulic, dróg, placów i mostów z opisem ich stanu technicznego i potrzeb remontowych,

4)           nadzór nad budową i remontami dróg wiejskich i miejskich, ulic, placów
i mostów,

5)           nadzór nad budową i remontami oświetlenia ulic i dróg,

6)           zlecanie napraw cząstkowych nawierzchni ulic i dróg oraz drobnych prac remontowo-budowlanych polegających w szczególności na:

a)           naprawie chodników,

b)           naprawie i ustawianiu znaków drogowych,

c)            naprawie oświetlenia ulic i dróg,

d)           naprawie, przebudowie lub niewielkiej przebudowie urządzeń kanalizacji deszczowej,

7)           wnioskowanie w sprawach remontów i inwestycji ulic, dróg, placów i mostów oraz opiniowanie planów zadań remontowych i inwestycyjnych w tym zakresie,

8)           wykonywanie niektórych innych czynności dotyczących dróg, ulic, placów
i mostów:

a)           nadzór nad konserwacją dróg wiejskich,

b)           nadzór nad umieszczaniem i utrzymywaniem tabliczek z nazwami ulic, placów oraz oznaczeniem nieruchomości komunalnych numerami porządkowymi we współdziałaniu z odpowiednią komórką Urzędu,

c)            proponowanie miejsc na parkowanie pojazdów,

d)           utrzymywanie obiektów przydrożnych użyteczności publicznej (wiaty przystankowe)

e)           wykonywanie innych czynności w sprawach dróg przypisanych Gminie przepisami prawa lub przejętych w drodze porozumień od organów administracji rządowej i samorządowej.

9)           Prowadzenie spraw związanych z zajęciem pasa drogowego i umieszczeniem urządzeń     w pasie drogowym , w tym przygotowywanie decyzji i naliczanie stosownych opłat w tym zakresie.

10)        Przygotowywanie umów dzierżawy na czas prowadzenia robót w pasie drogowym

dróg wewnętrznych oraz umów dzierżawy za umieszczenie urządzeń infrastruktury technicznej niezwiązanej z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu.

11)        W zakresie ustanowienia służebności przesyłu na drogach wewnętrznych : prowadzenie postępowań na etapie od wpływu wniosku do sporządzenia protokołu uzgodnień, następnie przekazanie sprawy do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa.

12)        Opiniowanie rozwiązań w zakresie komunikacji zbiorowej.

13)        Nadzór nad urządzaniem placów zabaw, w tym:

a)           współpraca z jednostkach pomocniczymi Gminy w zakresie urządzania placów zabaw,

b)           ewidencjonowanie zainstalowanego sprzętu na placach zabaw oraz kontrola tych urządzeń, zlecanie napraw i konserwacji.

14)        Prowadzenie spraw związanych z realizacją funduszu sołeckiego.

15)        Nadzór nad utrzymaniem terenów zieleni miejskiej.

5.            w zakresie określonym w ustawie o odpadach:

1)           opiniowanie:

a)           programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi,

b)           zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie odzysku
lub unieszkodliwiania odpadów,

c)            zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie zbierania lub transportu odpadów,

d)           pozwoleń na wytwarzanie odpadów lub decyzji zatwierdzających program gospodarki odpadami niebezpiecznymi, w przypadku gdy miejsce prowadzenia odzysku, unieszkodliwiania lub zbierania odpadów przez wytwórcę jest inne niż miejsce wytwarzania odpadów,

2)           nakazywanie posiadaczowi odpadów usunięcie odpadów z miejsc nieprzewidzianych do ich składowania lub magazynowania,

3)           przygotowanie projektu uchwały Rady dotyczącej rozszerzenia obowiązku składania informacji od wytwarzających odpady,

4)           sporządzenie programu gospodarki odpadami, składanie sprawozdań
z realizacji programu oraz jego aktualizacja.

6.            w zakresie określonym w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku
w gminach:

1)           przygotowywanie  i wdrażanie projektów uchwał  wynikających z ustawy
o czystości i porządku w gminach,

2)           przygotowywanie zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie:

a)           zbierania i transportu, odzysku lub unieszkodliwiania odpadów komunalnych

b)           opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, przygotowywanie dokumentów przetargowych w tym specyfikacji istotnych warunków zamówienia na odbiór odpadów od właścicieli nieruchomości

3)           nadzór nad systemem gospodarki odpadami komunalnymi, w tym:

a)           przygotowywanie dokumentów przetargowych w tym specyfikacji istotnych warunków zamówienia na odbiór odpadów od właścicieli nieruchomości,

b)           ewidencjonowanie złożonych deklaracji na odbiór odpadów komunalnych
od właścicieli nieruchomości,

c)            wymiar opłaty za wywóz odpadów komunalnych w stosunku do osób, które nie złożyły deklaracji,

d)           egzekwowanie wykonania obowiązków wynikających z Regulaminu utrzymania czystości i porządku w Gminie,

e)           sprawowanie nadzoru nad stanem sanitarnym oraz utrzymaniem czystości
i porządku w gminie,

f)             organizowanie i nadzorowanie likwidacji dzikich wysypisk,

g)           nadzorowanie i wdrażanie planu selektywnej zbiórki odpadów,

h)           podejmowanie działań prewencyjnych i wdrażanie programów z zakresu edukacji proekologicznej.

7.            w zakresie określonym w ustawie prawo ochrony środowiska oraz w ustawie o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko:

1)           zadania określone w ustawie ochrony środowiska dotyczące zwykłego korzystania ze środowiska przez osoby fizyczne wraz ze sprawowaniem kontroli przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska w zakresie objętym właściwością Burmistrza, w tym:

2)           nakładanie, w drodze decyzji, na prowadzącego instalację lub użytkownika urządzenia obowiązku prowadzenia w określonym czasie pomiarów wielkości emisji wykraczających poza ustawowe obowiązki, jeżeli z przeprowadzonej kontroli wynika, że nastąpiło przekroczenie standardów emisyjnych,

3)           ustalanie z urzędu, w drodze decyzji , wymagań w zakresie ochrony środowiska dotyczące eksploatacji instalacji, z której emisja nie wymaga pozwolenia, o ile jest to uzasadnione koniecznością ochrony środowiska,

4)           przyjmowanie wyników pomiarów od prowadzących instalację oraz użytkownika urządzenia, o ile pomiary te mają szczególne znaczenie ze względu na potrzebę zapewnienia systematycznej kontroli wielkości emisji,

5)           przyjmowanie zgłoszeń instalacji, z której emisja nie wymaga pozwolenia, mogąca negatywnie oddziaływać na środowisko,

6)           opracowanie gminnego programu ochrony środowiska oraz sporządzanie raportów z jego wykonania,

7)           przygotowywanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach,

8)           udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie znajdujących się
w posiadaniu Wydziału,

9)           nadzór nad eksploatowanymi składowiskami śmieci

8.            w zakresie określonym w ustawie – prawo geologiczne i górnicze:

1)           wydawanie opinii dotyczących koncesji na poszukiwanie i rozpoznawanie złóż kopalin

2)           wydawanie opinii dotyczących decyzji zatwierdzających projekt prac geologicznych, których wykonywanie nie wymaga koncesji

9.            w zakresie określonym w ustawie – prawo wodne:

1)           wyznaczanie części nieruchomości umożliwiającej dostęp do wód objętych powszechnym korzystaniem,

2)           nakazywanie właścicielowi gruntu przywrócenie stanu poprzedniego
lub wykonanie urządzeń zapobiegawczych szkodom w przypadku spowodowania przez właściciela zmian stanu wody na gruncie szkodliwie wpływających na grunty sąsiednie,

3)           zatwierdzanie ugód właścicieli ustalających zmiany stanu wody,

10.         w zakresie zarządzania i gospodarowania infrastrukturą:

1)           wodociągową i kanalizacyjną:

a)           współpraca z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o.

b)           opiniowanie taryf wody i ścieków

2)           ciepłowniczą

a)           opiniowanie planów zaopatrzenia w ciepło

b)           uzgadnianie polityki cieplnej, w tym modernizacji urządzeń cieplnych

11.         w zakresie cmentarnictwa:

1)           monitorowanie działalności Zakładu Usług Komunalnych Spółka z o.o.
w Barczewie w zakresie utrzymania cmentarzy komunalnych, koordynacja prac związanych z zakładaniem, rozszerzaniem i zamykaniem cmentarzy komunalnych,

2)           nadzorowanie, organizowanie i sprawowanie opieki nad cmentarzami wojennymi, grobami poległych, pomnikami

12.         w zakresie targowisk:

1)           monitorowanie działalności Zakładu Usług Komunalnych Spółka z o.o.
w Barczewie, w tym:

a)           opiniowanie lokalizacji targowisk,

b)           wydawanie opinii o możliwości lokalizacji tymczasowych obiektów handlowych,

c)            opracowywanie regulaminu targowisk,

 

13.         w zakresie określonym w ustawie o ochronie przyrody, ustawie o lasach
oraz ustawie – prawo łowieckie:

1)           przygotowywanie decyzji na usunięcie drzew i krzewów,

2)           naliczanie opłat za usunięcie drzew lub krzewów oraz odraczanie terminu
i uiszczenia opłat, jeżeli w zezwoleniu przewidziano możliwość przesadzenia drzew i krzewów,

3)           wymierzanie kar pieniężnych za usuwanie drzew i krzewów bez wymaganego zezwolenia,

4)           wnioskowanie do konserwatora zabytków o zgodę na wyrąb drzew i krzewów
na terenach podległych konserwatorowi zabytków,

5)           przygotowywanie opinii dotyczących wydzierżawiania obwodu łowieckiego,

6)           przygotowywanie opinii dotyczących rocznego planu łowieckiego ustalanych przez dzierżawców i zarządców obwodów łowieckich,

7)           prowadzenie całokształtu spraw związanych z gospodarką leśną w lesie komunalnym położonym w obrębie nr 23 Rejczuchy-Zalesie, obejmującym działki nr 230)1, 233,236)1,236)2,234)4,238)1,238)3,241)1 w tym:

a)           wnioskowanie o sporządzenie planu urządzenia lasu komunalnego oraz
o sporządzenie  zmian w planie,

b)           nadzór nad  wykonywaniem zadań związanych z:

1.            wycinką  drzew, ponownym założeniem upraw leśnych, przebudowy drzewostanów

2.            pielęgnacji i ochrony lasu, w tym również ochrony  przeciwpożarowej,

14.         w zakresie promocji, turystyki i pozyskiwania środków pozabudżetowych:

1)           udział w przygotowywaniu ofert inwestycyjnych, programów gospodarczych
i sporządzaniu informacji o ich realizacji,

2)           analiza wdrażania Programu Rozwoju Lokalnego Gminy i ocena jego aktualności pod kątem zrealizowanych zadań inwestycyjnych,

3)           prowadzenie ewidencji pół biwakowych i obiektów (innych niż hotelarskie)
w których mogą być świadczone usługi hotelarskie oraz dokonywanie kontroli spełnienia minimalnych wymagań co do wyposażenia tych obiektów i dokumentacji potwierdzającej spełnienie wymagań budowlanych, przeciwpożarowych i sanitarnych,

4)           monitoring inwestycji zrealizowanych przy udziale środków pozabudżetowych,

15.         w zakresie ochrony zabytków i opiece nad zabytkami:

1)           prowadzenie gminnej ewidencji zabytków,

2)           sporządzenie gminnego programu opieki nad zabytkami.

 

§ 22

 

Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa, do którego zadań należy
w szczególności:

1.            w zakresie gospodarki nieruchomościami:

1)           gospodarowanie gruntami i nieruchomościami komunalnymi,

2)           tworzenie zasobów gruntów na cele określone w planach zagospodarowania przestrzennego,

3)           prowadzenie spraw związanych z komunalizacją mienia,

4)           przygotowywanie i wprowadzanie nieruchomości do obrotu – sprzedaż, użytkowanie wieczyste, służebność, użyczenie, dzierżawa, najem, zarząd,

5)           uzyskiwanie opinii właściwego konserwatora zabytków przy sprzedaży, zamianie, darowiźnie lub oddawaniu w wieczyste użytkowanie nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków,

6)           organizacja i przygotowywanie przetargów dotyczących sprzedaży nieruchomości, dzierżawy lub oddania w użytkowanie wieczyste,

7)           podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń o przetargu oraz wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, dzierżawy lub oddania
w użytkowanie wieczyste,

8)           zabezpieczenie hipoteczne wierzytelności Gminy w stosunku do nabywcy
przy sprzedaży nieruchomości w drodze bezprzetargowej i przy rozłożeniu ceny nieruchomości na raty,

9)           naliczanie i aktualizacja opłat rocznych z tytułu wieczystego użytkowania
i trwałego zarządu,

10)        prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności,

11)        prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji w sprawie opłat adiacenckich,

12)        analizowanie decyzji zatwierdzających podział nieruchomości w celu ustalenia opłaty adiacenckiej,

13)        prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o umorzeniu
lub rozłożeniu na raty opłaty adiacenckiej,

14)        sporządzanie wniosków do Sądu o uregulowanie stanu prawnego nieruchomości,

15)        sporządzanie wniosków o wypisy z Ksiąg Wieczystych (dot. nieruchomości stanowiących własność Gminy),

16)        wykonywanie obowiązków wynikających z art. 1 ust. 1 i art. 2 ust. 1 ustawy
o ujawnieniu w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego,

17)        nabywanie gruntów do zasobu gminy,

18)        prowadzenie działań umożliwiających gminie skorzystanie z prawa pierwokupu,

19)        przygotowywanie rezygnacji z prawa pierwokupu nieruchomości,

20)        przygotowywanie procedury wniesienia nieruchomości jako wkładu niepieniężnego (aport) do spółek komunalnych,

21)        wnioskowanie o wywłaszczanie nieruchomości,

22)        powoływanie rzeczoznawców majątkowych do określenia wartości nieruchomości celem ustalenia opłat adiacenckich z tytułu: wzrostu wartości nieruchomości powstałej w wyniku jej podziału oraz z tytułu różnicy miedzy wartością, jaką nieruchomość miała przed wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej, a wartością nieruchomości,

23)        powoływanie rzeczoznawców majątkowych do określenia wartości nieruchomości wyznaczonej do sprzedaży, użytkowania wieczystego, zamiany, odszkodowania,

24)        przejmowanie na własność dróg i ulic powstałych w wyniku podziału nieruchomości – zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego,

25)        prowadzenie spraw związanych z wypłacaniem odszkodowań za wywłaszczone na rzecz Gminy nieruchomości,

26)        wyłączanie gruntów z produkcji rolnej i przeznaczanie na inne cele (przygotowywanie stosownych wniosków do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego na etapie jego sporządzania),

27)        prowadzenie spraw nazewnictwa ulic, placów, nadawanie numerów porządkowych nieruchomości,

28)        prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem miejscowości oraz spraw

dotyczących tworzenia, łączenia, dzielenia i znoszenia i ustalania granic administracyjnych gminy,

29)        przygotowywanie decyzji o podziale nieruchomości,

30)        prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi, wynikającymi
z podziału nieruchomości,

31)        opracowywanie projektów uchwał o scaleniu i podziale nieruchomości,

32)        prowadzenie postępowania w sprawie scalenia i podziału nieruchomości,

33)        sporządzanie umów użyczenia lokali użytkowych,

34)        ustalanie okresu zatrudnienia w gospodarstwach rolnych,

35)        analiza rynku nieruchomości na terenie miasta i gminy Barczewo,

36)        analiza gminnego zasobu nieruchomości,

37)        prowadzenie elektronicznej bazy danych ilościowo-wartościowej gminnego zasobu nieruchomości-gruntów, budynków i budowli stanowiących mienie komunalne  z uwzględnieniem informacji o jednostkach, którym przekazano nieruchomości w administrowanie,

38)        prowadzenie prac inwentaryzacyjnych mających na celu dokonanie ewidencji nieruchomości będących własnością Gminy w celu opracowania gminnego planu gospodarki nieruchomościami, co ułatwi przyszłe działania proinwestycyjne,

39)        sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących gospodarki nieruchomościami w gminie,

40)        sporządzanie planów wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości,

41)        prowadzenie i aktualizowanie zestawienia nieruchomości gminnych wyznaczonych do sprzedaży w drodze przetargowej i bezprzetargowej (lokalizacja, powierzchnia, forma zbycia, wartość itp.),

42)        przygotowywanie informacji o stanie mienia komunalnego,

43)        przygotowywanie deklaracji podatku od nieruchomości, podatku rolnego dotyczących nieruchomości gminnych,

44)        analizowanie wpływu aktów notarialnych pod kątem udzielonej bonifikaty z tytułu zbycia nieruchomości przed upływem 5 lat,

45)        W zakresie ustanowienia służebności przesyłu na drogach wewnętrznych : prowadzenie postępowania od momentu otrzymania protokołu uzgodnień z Wydziału Budownictwa Inwestycji i Ochrony Środowiska do podpisania aktu notarialnego o ustanowienie służebności przesyłu. W tym zakresie Wydział dokonuje sprawdzeń i oceny operatów szacunkowych w zakresie prowadzonego postępowania.

 

2.            w zakresie wynikającym z ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym:

1)           prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji w sprawie opłaty planistycznej,

2)           prowadzenie wewnętrznego rejestru aktów notarialnych,

3)           analiza wpływających aktów notarialnych pod kątem ustalenia opłat związanych ze wzrostem wartości nieruchomości w przypadku uchwalenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz naliczanie tych opłat,

4)           prowadzenie postępowań związanych z roszczeniami odszkodowawczym                         
z tytułu obniżenia wartości nieruchomości spowodowanej uchwaleniem
lub zmianą miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

3.            w zakresie przygotowania oferty inwestycyjnej Gminy Barczewo pod kątem obrotu gminnym zasobem nieruchomości:

1)           przygotowanie kompleksowej oferty inwestycyjnej zawierającej kompletne informacje dotyczące gminnych nieruchomości wyznaczonych do zbycia (lokalizacja ogólna i szczegółowa, powierzchnia, uzbrojenie w sieci, dostępność komunikacyjna, zdjęcia itp.)

2)           popularyzowanie informacji o możliwościach i warunkach pozyskania nieruchomości na rynku Gminy Barczewo

3)           opracowanie projektu strony (podstrony) internetowej Urzędu Miejskiego
w Barczewie dotyczącej Wydziału, w zakresie:

a)           stworzenia elektronicznych wzorów wniosków do pobrania w zakresie spraw prowadzonych przez Wydział,

b)           przygotowywania i aktualizowania informacji, zamieszczanych na stronie internetowej, dotyczących planów gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości,

c)            przygotowanie na stronę internetową spójnej i kompletnej informacji
dla inwestorów w zakresie możliwości pozyskiwania nieruchomości
na terenie miasta i gminy Barczewo,

4.            w zakresie ochrony roślin:

1)           wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie roślin,

2)           popularyzowanie przepisów prawnych oraz innych działań podejmowanych przez instytucje państwowe dotyczące rolnictwa, w tym współpraca z: Agencją Rozwoju i Modernizacji Rolnictwa, Agencją Rynku Rolnego, Wojewódzkim Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego oraz Izba Rolniczą

5.            w zakresie geodezji i scalania gruntów:

1)           przygotowywanie decyzji zatwierdzających projekty podziału nieruchomości

2)           przeprowadzanie rozgraniczenia nieruchomości,

3)           przeprowadzanie scalenia i wymiany gruntów lub odmowy przeprowadzenia scalenia i wymiany gruntów,

4)           przyjmowanie zawiadomień o odnalezieniu przedmiotu archeologicznego
lub odkryciu wykopaliska i zawiadamianie o tym Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków

6.            w zakresie gospodarki mieszkaniowej, lokalowej i dodatków mieszkaniowych oraz     dodatków energetycznych:

1)           prowadzenie spraw związanych z gospodarką mieszkaniową w tym:

a)           prowadzenie ewidencji mieszkań komunalnych,

b)           przyjmowanie i sprawdzanie pod względem merytorycznym, a także rejestracja wniosków o mieszkania z zasobów komunalnych,

c)            przedkładanie Burmistrzowi propozycji (opinii) Komisji Rady w sprawie przydziału lokali mieszkalnych,

d)           przedkładanie Burmistrzowi wniosków o zamianę lokali mieszkalnych

e)           wskazywanie Zakładowi Budynków Komunalnych osób uprawnionych
do zawarcia umów najmu,

f)             przedkładanie Burmistrzowi wniosków na podnajmowanie lokali w całości
lub części,

2)           opracowywanie zasad:

a)           polityki czynszowej,

b)           wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy,

3)           współpraca przy opracowywaniu wieloletnich programów inwestycyjnych Gminy w zakresie inwestycji mieszkaniowej,

4)           współpraca z Zakładem Budynków Komunalnych w zakresie usuwania samowoli mieszkaniowej,

5)           prowadzenie spraw związanych z dodatkami mieszkaniowymi:

a)           przyjmowanie wniosków i pełnej dokumentacji związanej z przyznawaniem dodatków mieszkaniowych,

b)           sprawdzanie wiarygodności i poprawności wypełnionych dokumentów
o przyznanie dodatku mieszkaniowego,

c)            naliczanie wysokości przyznanego dodatku,

d)           przygotowywanie list wypłat dla świadczeniobiorców należnych dodatków
dla zarządców budynków,

e)           stały kontakt z zarządcami budynków odnośnie terminowych opłat za czynsz osób korzystających z dodatków,

f)             przygotowywanie decyzji związanych z przyznaniem bądź odmową dodatku,

6)           reprezentowanie Gminy we wspólnotach mieszkaniowych,

7)           prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pożyczek przez Gminę właścicielom lokali mieszkalnych na remonty budynków wspólnot mieszkaniowych z udziałem Gminy,

8)           monitorowanie działalności Zakładu Budynków Komunalnych w zakresie mienia komunalnego przekazanego w administrowanie temu podmiotowi,

9)           współpraca z Zakładem Budynków Komunalnych i zarządcami budynków wspólnot mieszkaniowych z udziałem Gminy,

10)        prowadzenie spraw związanych z dodatkami energetycznymi:

 

a)           przyjmowanie wniosków i pełnej dokumentacji związanej z przyznawaniem dodatków energetycznych,

b)           sprawdzanie wiarygodności i poprawności wypełnionych dokumentów o przyznanie dodatku energetycznego,

 

c)            naliczanie wysokości przyznanego dodatku,

 

d)           przygotowywanie decyzji związanych z przyznaniem bądź odmową dodatku,

 

e)           sporządzanie wniosków o przyznanie dotacji celowych na finansowanie wypłat dodatków energetycznych,

 

 

f)             sporządzanie zestawień należnych dodatków wraz z podaniem  numeru konta na które ma być przekazany dodatek – Wydziałowi Finansowemu Urzędu.

 

7.            Prowadzenie spraw związanych  wydawaniem  zezwoleń  na uprawę maku  i konopi włóknistych.

 

 

§ 23

 

Urząd Stanu Cywilnego, do którego zadań należy:

1.            w zakresie rejestracji stanu cywilnego:

1)           dokonywanie rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów w formie aktów stanu cywilnego -  w Systemie Rejestrów Państwowych,

2)           dokonywanie w aktach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych na podstawie orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i innych określonych w ustawie dokumentów mających wpływ na stan cywilny,

3)           wpisywanie do rejestru stanu cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów, które nastąpiły za granicą,

4)           wydawanie z aktów stanu cywilnego odpisów skróconych, zupełnych, wielojęzycznych oraz zaświadczeń,

5)           prowadzenie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego,

6)           przyjmowanie oświadczeń w sprawach wynikających z prawa o aktach stanu cywilnego oraz kodeksu rodzinnego i opiekuńczego:

a) o zmianie imienia dziecka w ciągu 6 miesięcy od daty sporządzenia aktu urodzenia,

b) o nadaniu dziecku nazwiska męża matki lub żony ojca w aktach urodzeń,

c) o ustaleniu lub zaprzeczeniu ojcostwa w aktach urodzeń,

d) o zmianie imienia i nazwiska na podstawie decyzji administracyjnych w aktach urodzeń,

e) o separacji, rozwiązaniu małżeństwa na podstawie orzeczeń sądowych,

f) o powrocie rozwiedzionego małżonka do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego,

g) o przysposobieniu dziecka,

7)           zawiadamianie sądu o urodzeniu dziecka przez małoletnią matkę,

8)           przygotowywanie i przekazywanie do urzędu statystycznego sprawozdań dotyczących urodzeń, małżeństw i zgonów,

9)           sporządzanie protokołów:

a) zgłoszenie urodzenia dziecka,

b) zgłoszenie zgonu,

c) przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w lokalu urzędu i poza lokalem urzędu,

d) o uznaniu ojcostwa,

10)        wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,

11)        wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą,

12)        wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym,

13)        wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych przypiskach                   w aktach stanu cywilnego,

14)        nanoszenie przypisków w aktach stanu cywilnego,

15)        załatwianie spraw związanych z korespondencją krajową i zagraniczną z zakresu wydania odpisów lub zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego,

16)        przyjmowanie wniosków o nadanie medali "Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie"                     i obsługa uroczystości związanych z wręczeniem tych medali oraz przygotowywanie uroczystości setnej rocznicy urodzeń,

17)        wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zmiany imion i nazwisk,

18)        wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego,

19)        występowanie o nadanie numeru PESEL,

20)        aktualizacja rejestru PESEL poprzez:

a) meldowanie noworodków,

b) wymeldowanie osoby zmarłej,

c) nanoszenie zmian stanu cywilnego,

d) nanoszenie zmian imion i nazwisk,

e) usuwanie niezgodności,

21)        migrowanie aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych – Źródło,

22)        odtwarzanie aktów stanu cywilnego w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi oraz w przypadku gdy akt został sporządzony za granicą a uzyskanie odpisu aktu jest niemożliwe lub utrudnione,

23)        prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu Stanu Cywilnego,

24)        konserwowanie i zabezpieczanie ksiąg stanu cywilnego,

25)        współdziałanie z sądem, prokuraturą, policją, obcymi placówkami dyplomatycznymi w Polsce oraz polskimi przedstawicielstwami dyplomatycznymi za granicą w sprawach aktów stanu cywilnego,

26)        realizacja zadań w zakresie spraw wynikających z Kodeksu Cywilnego oraz Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego,

27)        sporządzanie testamentów, przyjmowanie ostatniej woli spadkodawcy (testament allograficzny),

28)        poświadczanie pisemnego oświadczenia woli osób nie mogących pisać.

2.pełnienie funkcji Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych:

zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. nr 182, poz.1228 z późn. zm.),

3.w zakresie działalności gospodarczej:

1)przyjmowanie wniosków CEIDG-1: o wpis do CEIDG, o zmianę wpisu w CEIDG, o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, o wpis informacji                      o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, o wykreślenie wpisu w CEIDG

2)potwierdzanie tożsamości wnioskodawcy składającego wniosek o wpis
do CEIDG,

3)przekształcanie wniosku CEIDG-1 na formę dokumentu elektronicznego opatrywanego podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym,

4)przesyłanie wniosku CEIDG-1 do systemu CEIDG prowadzonego przez Ministra Gospodarki,

5)wzywanie do skorygowania lub uzupełnienia niepoprawnego wniosku CEIDG-1 pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia,

6)archiwizowanie wniosku w formie papierowej oraz dokumentacji z nim związanej przez okres 10 lat od dokonania wpisu,

7)przygotowywanie projektów zaświadczeń dotyczących informacji
o przedsiębiorcach figurujących w ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez Burmistrza Barczewa,

8)prowadzenie postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach
z zakresu prowadzonych spraw,

9)realizacja zadań dotyczących Krajowego Rejestru Sądowego: udostępnianie Polskiej Klasyfikacji Działalności; wydawanie urzędowych formularzy, wniosków umożliwiających rejestrację  spółek prawa handlowego; udzielanie informacji
o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz właściwości miejscowej sądów rejestrowych,

10)stosowanie przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jednolity Dz. U. z 2015r., poz.584), ustawy
z dnia 2 lipca 2004r. - Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173, poz. 1808 z późn. zm.) oraz innych przepisów
w tym zakresie.

12.Stosowanie przepisów Uchwały Nr VI/37/07 Rady Miejskiej w Barczewie z dnia 19 lutego 2007r. w sprawie ustalenia dni i godzin otwierania oraz zamykania placówek handlu detalicznego, zakładów gastronomicznych i zakładów usługowych dla ludności na terenie Gminy Barczewo.

13.Przygotowywanie wstępnych projektów uchwał w sprawie ustalenia dni i godzin otwierania oraz zamykania placówek handlu detalicznego, zakładów gastronomicznych                i zakładów usługowych dla ludności na terenie Gminy Barczewo.

14.Przygotowywanie projektów opinii w sprawie zasadności podjęcia działalności gospodarczej dla osób ubiegających się o dotację na rozpoczęcie działalności gospodarczej.

4.W zakresie  wykonywania zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości  i przeciwdziałaniu alkoholizmowi:

1) stosowanie przepisów ustawy z dnia 26 października o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi ( tekst jednolity Dz.U. z 2015r., poz.1286               z późn. zm.) oraz Uchwały Nr XXXI/224/08 Rady Miejskiej
w Barczewie z dnia 25 listopada 2008r. w sprawie ustalenia liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% alkoholu
(z wyjątkiem piwa) oraz określenia zasad usytuowania miejsc sprzedaży
i podawania napojów alkoholowych,

2) przygotowywanie wstępnych projektów uchwał  w sprawie ustalenia liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa) oraz określenia zasad usytuowania miejsc sprzedaży i podawania napojów alkoholowych,

3) przygotowywanie projektów zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych; zezwoleń na wyprzedaż posiadanych zapasów w związku
z wygaśnięciem zezwolenia; zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych podczas organizowanych przyjęć; jednorazowych zezwoleń
na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,

4)prowadzenie postępowań oraz przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych  w sprawie cofnięcia lub wygaszenia zezwoleń na sprzedaż
i podawanie napojów alkoholowych,

5)sprawdzanie prawidłowości i kompletności wniosków o wydanie zezwoleń przekazywanie tych wniosków do zaopiniowania przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Barczewie,

6)prowadzenie rejestrów wydanych zezwoleń i bieżąca analiza wykorzystania limitu punktów sprzedaży napojów alkoholowych,

7)prowadzenie rejestru dokonanych opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz współpraca w tym zakresie z Wydziałem Finansowym Urzędu Miejskiego w Barczewie,

8)przygotowywanie projektów zaświadczeń na żądanie strony potwierdzających dokonanie opłaty za korzystanie z zezwoleń na obrót napojami alkoholowymi,

9)współpraca z instytucjami i organami w zakresie realizacji ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,

10)przekazywanie danych dotyczących uzyskania, cofnięcia, zmiany i wygaśnięcia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych do Centralnej Ewidencji
i Informacji o Działalności Gospodarczej.

 

5.W zakresie wykonywania zadań wynikających z ustawy o transporcie drogowym

 

1) sprawdzanie poprawności i kompletności wniosków o wydanie zezwoleń na krajowy transport drogowy osób – przewozy regularne  i regularne specjalne oraz licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,

2)przygotowywanie projektów zezwoleń na krajowy transport drogowy osób – przewozy regularne i regularne specjalne oraz wypisów z zezwoleń,

3)           przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w zakresie cofnięcia i wygaśnięcia zezwoleń na krajowy transport drogowy osób – przewozy regularne i przewozy specjalne,

4)           przygotowywanie projektów licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz wtórnika licencji,

5)           przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w zakresie cofnięcia lub wygaszenia licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,

6)           prowadzenie rejestru wydanych licencji i zezwoleń,

7)           przekazywanie danych dotyczących uzyskania, cofnięcia, zmiany i wygaśnięcia licencji i zezwoleń do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

 

 

6.Pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. Wyborów:

1) współdziałanie z Krajowym Biurem Wyborczym w zakresie zapewnienia warunków terminowej i zgodnej z prawem realizacji zadań wyborczych wynikających z przepisów dot. wyborów,

2) podejmowanie w imieniu Burmistrza Barczewa działań koordynacyjnych wobec służb i osób wyznaczonych w Urzędzie Miejskim do wykonania zadań wyborczych oraz informowanie Burmistrza, w razie potrzeby także Krajowe Biuro Wyborcze, o wszelkich zagrożeniach i nieprawidłowościach w ich realizacji, wymagających działań w trybie nadzoru,

3) zapewnianie bezzwłocznego przekazywania otrzymanych z Krajowego Biura Wyborczego aktów prawnych, wyjaśnień i innych materiałów wyborczych odpowiednio Miejskiej Komisji Wyborczej, obwodowym komisjom wyborczym i osobom wyznaczonym do wykonania zadań wyborczych w Urzędzie Miejskim oraz czuwanie nad właściwym ich wykorzystaniem,

4) realizowanie zadań organizacyjnych dotyczących szkoleń członków obwodowych komisji wyborczych,

5) zapewnienie niezwłocznego przekazania do Delegatury KBW uchwał Rady Miejskiej w sprawie wygaśnięcia mandatu radnego, wymagających zarządzenia wyborów uzupełniających, a także innych uchwał organów gminy dotyczących wyborów, w  trybie i w terminach wynikających z przepisów prawa dot. wyborów,

6) zapewnienie terminowego przekazywania Delegaturze KBW danych statystycznych niezbędnych dla sprawnej organizacji wyborów,

7) uczestniczenie w udzielaniu niezbędnych informacji, wyjaśnień w sprawach wyborczych,

8) kwalifikowanie dokumentacji i przekazywanie   materiału archiwalnego z przeprowadzonych wyborów do KBW,

9) rozliczanie finansowe z wykorzystania  środków finansowych na przygotowanie i przeprowadzenie  wyborów, z Delegaturą KBW przy współudziale Skarbnika Miasta.

 

 

7.w zakresie spraw wojskowych i obrony cywilnej:

1)prowadzenie spraw wojskowych w zakresie ustalonym odrębnymi ustawami,

2)organizowanie i przeprowadzanie kwalifikacji  przedpoborowych,

3)organizowanie służby stałego dyżuru dla potrzeb Burmistrza,

4)planowanie i organizowanie akcji kurierskiej i mobilizacyjnego uzupełnienia sił zbrojnych,

5)planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony,

6)prowadzenie postępowania reklamacyjnego z urzędu i na wniosek,

7)planowanie, kierowanie, koordynowanie i kontrola przedsięwzięć obrony cywilnej realizowanych przez instytucje, podmioty gospodarcze działające na terenie Gminy,

8)przygotowywanie i zapewnianie prawidłowego działania elementów systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania,

9)opracowywanie i aktualizacja planów OC i zarządzania kryzysowego Gminy, nadzór nad opracowaniem planów przez instytucje gospodarcze i inne jednostki organizacyjne, na których ciąży taki obowiązek,

10)ustalanie zadań w zakresie obrony cywilnej i gotowości cywilnej dla instytucji, podmiotów gospodarczych i innych jednostek organizacyjnych na terenie Gminy,

11)kierowanie przygotowaniem ewakuacji ludności oraz koordynowanie tych działań,

12)planowanie i realizacja zapotrzebowania w sprzęt i środki, a także zapewnienie odpowiednich  warunków przechowywania, konserwacji i eksploatacji sprzętu oraz środków obrony cywilnej,

13)planowanie i realizacja zadań związanych z zabezpieczeniem ujęć wody w czasie osiągania wyższych stanów gotowości obronnej oraz zabezpieczenia dostaw wody dla ludności na cele obronne,

14)planowanie i realizacja zadań związanych z zabezpieczeniem w ukryciu ludności na terenie Gminy,

15)organizowanie szkoleń ludności w zakresie obronnym i powszechnej samoobrony,

16)planowanie i realizacja zadań związanych z podwyższeniem gotowości obronnej,

17)planowanie realizacji zestawów zadań obronnych dotyczących osiągania gotowości obronnej dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.

8.W zakresie ochrony informacji niejawnych:

1)bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w urzędzie,

2)udostępnianie lub wydawanie dokumentów oznaczonych klauzulami "zastrzeżone" osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,

3)egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,

4)kontrola przestrzegania właściwego oznaczenia i rejestrowania dokumentów niejawnych,

5)wykonywanie poleceń pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych,

6.prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom.

9.W zakresie ochrony przeciwpożarowej:

1)prowadzenie dokumentacji związanej z:

a) przeglądem samochodów i sprzętu przeciwpożarowego,

b) zakupem sprzętu przeciwpożarowego,

c) rozliczaniem kierowców zatrudnionych do wykonywania czynności związanych                        z obsługą przeciwpożarową,

d) przychodem i rozchodem paliwa.

10.W zakresie organizacji zgromadzeń i imprez masowych na terenie Gminy:

1.prowadzenie spraw związanych z wydawaniem pozwoleń na zgromadzenie                                i przeprowadzanie imprez masowych na terenie Gminy.

11.W zakresie ewidencji ludności:

1)zameldowania i wymeldowania osób oraz wydawanie zaświadczeń w tym zakresie,

2)prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych,

3)rejestracja danych w:

a) rejestrze PESEL,

b) rejestrach mieszkańców,

c) rejestrze zamieszkania cudzoziemców,

4)udostępnianie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców,

5)sporządzanie wykazów zawierających dane mieszkańców na potrzeby urzędów skarbowych, Głównego Urzędu Statystycznego, szkół,

6)wydawanie zaświadczeń z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców,

7)współdziałanie z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych w zakresie Systemu Rejestrów Państwowych,

8)sporządzanie spisów wyborców oraz prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców,

9)udział w organizowaniu referendów oraz wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, do Parlamentu Europejskiego, do Sejmu i Senatu, do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego oraz Burmistrza i rad osiedli,

10)prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców, sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie,

11)sporządzanie sprawozdań z rejestru wyborców,

12.sporządzanie na wniosek wyborcy aktu pełnomocnictwa do głosowania, odmawianie sporządzenia aktu oraz prowadzenie wykazu sporządzonych aktów pełnomocnictw do głosowania.

12.W zakresie prowadzenia spraw związanych z wydawaniem dowodów  osobistych:

1)przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych,

2)prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,

3)prowadzenie dokumentacji dowodowej (koperty dowodowe), wydawanie zaświadczeń z dokumentacji dowodowej oraz współpraca w tym zakresie z organami ścigania,

4)udostępnianie danych z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych.

 

 

 

§ 24

 

Straż Miejska realizuje swoje zadania poprzez:

1.pełnienie służby patrolowej w zakresie:

1) lustracji sieci dróg, ulic, chodników i placów , niezależnie od zarządcy, ujawniając awarie urządzeń infrastruktury technicznej, niesprawności oznakowania, oświetlenia, uszkodzenia nawierzchni, stan odśnieżania i odladzania w okresie zimowym, uszkodzenia urządzeń komunalnych, przypadki pogorszenia estetyki przez nieodpowiednie reklamy, napisy, plakaty oraz w zakresie oceny bieżącego utrzymania porządku i czystości
przez właściwe służby,

2)kontrolowania stanu porządku, czystości i właściwego stanu sanitarnego
w otoczeniu obiektów użyteczności publicznej (dot. także wiat przystankowych),

8)           lustracji stanu porządku i czystości oraz właściwego utrzymania czystości, stanu sanitarnego na terenie parków, nad wodami, w miejscach rekreacyjno-wypoczynkowych (łącznie z ośrodkami wypoczynkowymi),cmentarzach i miejscach pamięci narodowej,

4.Podejmowanie niezbędnych działań zmierzających do wyegzekwowania należytego stanu porządku, czystości i stanu sanitarnego podczas przeprowadzanych kontroli,

5.Egzekwowanie właściwego utrzymania czystości oraz stanu sanitarnego
w budynkach mieszkalnych i ich otoczeniu od administratorów i gospodarzy domów,

6.Podejmowanie niezwłocznych interwencji w ramach posiadanych środków
i uprawnień w przypadkach stwierdzenia naruszenia porządku publicznego
lub popełnienia wykroczeń,

7.Niezwłocznego informowania policji o stwierdzonych przestępstwach
lub sytuacjach mogących zagrozić bezpieczeństwu obywateli, zabezpieczenie miejsc zdarzenia, współdziałanie z policją w zakresie wymaganym
dla przywrócenia stanu bezpieczeństwa,

8.            Niezwłoczne informowanie odpowiednich służb o awariach infrastruktury technicznej, wypadkach i  innych zjawiskach mających wpływ na normalny tok życia,

8.            Współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych.

9.podejmowanie interwencji w sprawach zgłaszanych przez obywateli dotyczących naruszenia ładu, porządku, czystości i stanu sanitarnego,

10.   Konwojowanie dokumentów, przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych dla potrzeb gminy.

11.       Nakładanie grzywien w drodze mandatu karnego za wykroczenia określone
w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 17 listopada 2003r. w sprawie wykroczeń, za które strażnicy straży gminnych są uprawnieni do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego (Dz.U. Nr 208, poz.2026 z późn.zm.).

12. Dokonywanie czynności wyjaśniających, kierowanie wniosków o ukaranie
do Sądu Grodzkiego, oskarżania przed Sądem Grodzkim i wnoszenia środków odwoławczych- w trybie i w zakresie przewidzianym przepisami o postępowaniu w sprawach o wykroczenia.

13. Współpraca z Policją w zakresie:

1)           stałej wymiany informacji o zagrożeniach występujących na określonym terenie w zakresie bezpieczeństwa ludzi i mienia, spokoju i porządku publicznego,

2)           koordynowania rozmieszczenia służb policyjnych i straży,

3)           wspólnego prowadzenia działań porządkowych w celu zapewnienia spokoju
i porządku w miejscach zgromadzeń, imprez artystycznych, rozrywkowych
i sportowych, a także w miejscach publicznych,

4)           organizacji wspólnych szkoleń i ćwiczeń,

5)           występowanie w charakterze oskarżyciela publicznego w sprawach
o wykroczenia przeciw przepisom o ochronie środowiska.

6.W zakresie ochrony zwierząt oraz zwalczania chorób zakaźnych zwierząt:

6)           wydawanie decyzji odbierającej zwierzę właścicielowi bądź innej osobie
w przypadku rażącego jego zaniedbywania lub okrutnego traktowania, współpraca z samorządem lekarsko-weterynaryjnym:

7)           powiatowym lekarzem weterynarii

8)           innymi instytucjami i organizacjami społecznymi, których statutowym celem działania jest ochrona zwierząt

9)           współdziałanie ze służbą weterynaryjną w zakresie zwalczania chorób zakaźnych zwierząt i organizacji profilaktyki weterynaryjnej

10)        przygotowywanie zezwoleń na utrzymywanie psa rasy uznawanej za agresywną

 

§ 25

 

Radca Prawny, do którego zadań należy w szczególności:

1.            udzielanie opinii i porad oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa

2.            opiniowanie projektów statutów, regulaminów, aktów prawa miejscowego, projektów uchwał Rady oraz  umów, porozumień, uzgodnień

3.            opiniowanie projektów rozstrzygnięć w sprawach sporów kompetencyjnych

4.            obsługa prawna Rady Miejskiej

5.            doradztwo prawne w innych sprawach prowadzonych przez Urząd

6.            występowanie w charakterze pełnomocnika w postępowaniu sądowym administracyjnym – na podstawie udzielonego przez Burmistrza pełnomocnictwa

 

 

§ 26

 

Administrator Bezpieczeństwa Informacji , do którego zadań należy w szczególności:

1.            zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w  szczególności:

1.            sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych,

2.            opracowanie i aktualizacja dokumentacji o której mowa w art. 36 ust. 2ustawy o ochronie danych osobowych, oraz przestrzegania zasad w niej określonych,

3.            zapewnienie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,

4.            prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych  przez administratora danych, z wyjątkiem zbiorów, o których mowa w art. 43 ust. 1, zawierającego nazwę zbioru oraz informacje, o których mowa w art. 41 ust. 1 pkt. 2-4a i 7 ustawy o ochronie danych osobowych,

5.            prowadzenie   ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

 

2.            W zakresie informatyki:

 

29)        realizacja spraw związanych z komputeryzacją oraz administrowaniem    istniejących w Urzędzie systemach informatycznych,

 

30)        prowadzenie stałego nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu,

31)        podejmowanie działań związanych z usuwaniem usterek i awarii użytkowanego systemu i sprzętu,

32)        prowadzenie spraw związanych  z ochroną danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych Urzędu,

33)        nadawanie identyfikatorów znakowych pracownikom przetwarzających dane osobowe, prowadzenie ewidencji tych osób,

34)        podejmowanie niezbędnych działań w sytuacji wykrycia zagrożeń systemu zabezpieczeń,

35)        kontrola systemu zabezpieczeń informatycznych (wykonywanie kopii bezpieczeństwa, profilaktyka antywirusowa, dostępność do pomieszczeń serwerów, sprawność zasilania awaryjnego, zabezpieczenie pomieszczeń),

36)        ewidencja stosowanych systemów i programów oraz licencji oprogramowania,

37)        wdrażanie systemów i programów,

38)        zakup, wdrażanie i aktualizacja baz danych,

39)        realizacja zadań w zakresie informatycznej i technicznej obsługi Biuletynu Informacji Publicznej.

 

 

     § 27

 

Do zadań Informacji Turystycznej należy:

 

W zakresie turystyki, rekreacji i promocji:

1)           gromadzenie, przetwarzanie i aktualizowanie informacji dotyczących wydarzeń kulturalnych, sportowych i gospodarczych w regionie,

2)        świadczenie usług informacyjnych dotyczących wydarzeń kulturalnych, sportowych i gospodarczych w regionie,

3)        gromadzenie , przetwarzanie i udostępnianie danych dotyczących atrakcji turystycznych regionu jego zagospodarowania turystycznego i dostępności ,

4)        opracowanie bazy danych dotyczących atrakcji turystycznych regionu, jego zagospodarowania turystycznego i dostępności,

5)     opracowanie oraz prowadzenie strony internetowej zawierającej aktualny katalog produktów turystycznych regionu,

6)        opracowywanie programu promocji i popularyzowanie walorów turystycznych regionu,

7)        udzielanie informacji o regionach turystycznych Polski,

8)        udzielanie porad z zakresu rekreacji i turystyki,

9)        organizowanie i obsługa stoiska na targach turystycznych,

10)      współpraca z instytucjami działającymi w turystyce oraz branży turystycznej regionu,

11)      współdziałanie z mediami i agencjami reklamowymi w zakresie promocji usług turystycznych,

12)      gromadzenie informacji turystycznej z różnych źródeł,

13)      przetwarzanie informacji turystycznej pod kątem potrzeb rynku,

14)      popularyzowanie i promocja walorów turystycznych regionu,

15)      obsługa klientów w zakresie informacji turystycznej,

16)      prowadzenie działań promocyjnych obejmujących strategiczne kierunki rozwoju miasta i gminy,

17)      opracowywanie i wdrażanie koncepcji aktywizujących ruch turystyczny i rekreacyjny w Gminie poprzez:

a)        działania mające na celu podwyższenie jakości walorów turystycznych, rekreacyjnych Gminy i skuteczność ich promowania,

b)        współpracę z innymi gminami i miejscowościami Polski i zagranicy w zakresie aktywności kulturalnej i turystycznej oraz wymianę doświadczeń aktywizujących lokalne społeczności w rozwój lokalny,

c)         współpracę  z gospodarstwami agroturystycznymi

18)      popularyzacja Gminy i jej walorów w sieci internetowej,

19)      organizacja targów, imprez kulturalnych, sportowych i turystycznych, w tym mających na celu promocję turystyki i gospodarstw agroturystycznych,

20)      udział w imprezach promujących Gminę w Polsce i na świecie,

21)      współdziałanie z instytucjami, stowarzyszeniami i fundacjami w zakresie działań promocyjnych,

22)      prowadzenie działalności promocyjnej, w szczególności poprzez redagowanie materiałów zamieszczanych w prasie, folderów, stron internetowych oraz publikowanie w innej formie informacji lokalnych z zakresu kultury, turystyki, agroturystyki i rekreacji,

23)      wspieranie i pomoc w realizacji projektów aktywizujących i integrujących społeczność lokalną w zakresie kultury, sportu i rekreacji,

24)      prowadzenie własnej aktualnej bazy informacji turystycznej na terenie gminy Barczewo,

25)      współpraca w redagowaniu stron www Gminy Barczewo,

26)      nadzór nad prawidłowym  funkcjonowaniem plaży miejskiej.

 

W zakresie sportu:

1)        opracowywanie kalendarza imprez sportowych i rekreacyjnych,

2)        organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych na obiektach gminnych dla dzieci, młodzieży i dorosłych,

3)        opracowywanie harmonogramu korzystania z boisk,

4)        nadzór nad przestrzeganiem zasad określonych w Regulaminach korzystania z obiektów sportowych,

5)        prowadzenie dokumentacji obiektów w zakresie uzgadniania i przestrzegania terminów konserwacji boisk,

6)     promowanie imprez sportowo-rekreacyjnych przeprowadzanych na obiektach sportowych i turystycznych gminy na stronie internetowej, w lokalnej prasie i telewizji,

7)        współpraca z dyrekcją szkól, nauczycielami wychowania fizycznego, klubami sportowymi, pracownikami urzędu w zakresie szeroko rozumianej kultury fizycznej oraz sportu dzieci i młodzieży,

8)        koordynowanie działalności Uczniowskich Klubów Sportowych,

9)        przygotowywanie wniosków aplikujących o dofinansowanie zajęć, spotkań i zakupu sprzętu z funduszy zewnętrznych,

10)      przygotowywanie wniosków w celu zatrudnienia animatorów sportu i dofinansowania ich zatrudnienia,

11)      koordynowanie imprez i zawodów sportowych,

12)      monitorowanie działalności pozarządowych organizacji sportowych oraz sporządzanie informacji z zakresu działalności klubów sportowych na sesji Rady Miejskiej.

 

W zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych:

 

1)        wyszukiwanie informacji o funduszach pomocowych  i Unii Europejskiej i innych źródeł zewnętrznych,

2)udzielanie wszystkim jednostkom na terenie Gminy Barczewo informacji dotyczących zasad finansowania projektów,

3)opracowywanie projektów wniosków o pozyskanie środków z funduszy zewnętrznych,

4)  koordynowanie prac związanych z przygotowaniem wniosków aplikacyjnych dotyczących dofinansowania oraz aktualizacja i udział w tworzeniu dokumentów strategicznych,

5)        sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad realizacją projektów finansowanych przy współudziale środków unijnych oraz dotacji celowych państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego,

6)  sporządzanie wniosków o płatność, rozliczanie otrzymanych zaliczek, rozliczanie dotacji,

7)        stała współpraca i nawiązywanie kontaktów z instytucjami i firmami zaangażowanymi w proces pozyskiwania funduszy unijnych,

8) składanie wniosków o płatność w zakresie projektów realizowanych z udziałem środków unijnych.

 

 

 

§ 28

 

Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego, do którego zadań należy:

1.            Wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań Gminy poprzez niezależną
i obiektywną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze

2.            Badanie i ocena adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej, a w szczególności:

1)           zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi

2)           skuteczności i efektywności działania

3)           wiarygodności sprawozdań

4)           ochrony zasobów

5)           przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania

6)           efektywności i skuteczności przepływu informacji

7)           zarządzania ryzykiem

3.            Czynności doradczych mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki

4.            Koordynacja kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy Barczewo

 

 

 

 

 

ROZDZIAŁ VII

ZASADY I TRYB OPRACOWYWANIA AKTÓW PRAWNYCH

 

§ 29

 

1.            Rada stanowi akty prawa miejscowego, zawiera porozumienia oraz podejmuje inne należące do jej właściwości rozstrzygnięcia w formie uchwały

2.            Burmistrz na podstawie upoważnień ustawowych podejmuje:

1.            zarządzenia

2.            decyzje i postanowienia – w rozumieniu przepisów postępowania administracyjnego

3.            Burmistrz wydaje:

1.            zarządzenia i akty wewnętrzne regulujące tryb pracy Urzędu

2.            decyzje i postanowienia – w rozumieniu przepisów postępowania administracyjnego.

4.            Uchwały i zarządzenia wydawane przez organy gminy powinny zawierać:

1.            oznaczenie organu i numer kolejny w danym roku kalendarzowym

2.            datę podjęcia: dzień, miesiąc(słownie) i rok

3.            określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji prawnej

4.            wskazanie podstawy prawnej

5.            treść regulowanych uzgodnień

6.            wskazanie podmiotów odpowiedzialnych za realizację

7.            przepisy końcowe, obejmujące datę wejścia w życie aktu prawnego

8.            wskazanie przepisów lub aktów ulegających uchyleniu

9.            miejsce publikacji aktu

 

 

§ 30

 

1.            Projekty aktów prawnych przygotowują właściwe pod względem merytorycznym komórki organizacyjne Urzędu, jednostki organizacyjne Gminy

2.            Jeżeli przygotowanie projektu uchwały Rady z inicjatywy Burmistrza wymaga udziału dwóch lub większej liczby Wydziałów – Burmistrz wyznacza Wydział koordynujący prace oraz nadający dokumentowi ostateczny kształt

3.            Projekty uchwał Rady wymagają uzasadnienia. Uzasadnienie do projektu uchwały Rady podpisuje Burmistrz

4.            Projekty zaparafowane przez Kierownika Wydziału przekazuje się radcy prawnemu celem zaopiniowania pod względem formalno – prawnym. W przypadku stwierdzenia uchybień formalnych radca prawny zwraca dokumenty projektodawcy w celu usunięcia wad, udzielając mu w tym zakresie niezbędnej pomocy Poprawione projekty podlegają ponownemu opiniowaniu

5.            Prawidłowo sporządzone projekty aktów prawnych Rady i Burmistrza zaopiniowane przez radcę prawnego wnosi pod obrady Rady Burmistrz lub osoba przez niego wyznaczona

6.            Projekty aktów prawnych składa się w Wydziale Organizacyjnym

 

 

§ 31

 

Akty prawne podjęte przez Radę podczas obrad sesji dostarczane są przez Wydział
w wersji papierowej i elektronicznej do Wydziału Organizacyjnego.

 

ROZDZIAŁ VIII

ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI, SKARG, WNIOSKÓW I PETYCJI

 § 32

 

1.            Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.

2.            Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego

3.            Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponosi kierownik wydziału oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków

4.            Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli sprawuje Sekretarz

5.            Ogólne zasady postępowania w sprawach wniesionych przez obywateli określa Kodeks Postępowania Administracyjnego.

6.            Postępowanie w sprawach skarg i wniosków reguluje Kodeks Postępowania Administracyjnego ( dział VIII Skargi i Wnioski).

7.            Zasady składania, rozpatrywania oraz sposób postępowania w sprawach petycji określa ustawa z dnia 11 lipca 2014r. o petycjach.

8.            Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane zgodnie
z instrukcją kancelaryjną.

9.            Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1.            sprawnej i uprzejmej obsługi interesantów

2.            udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy

3.            rozstrzygnięcia sprawy w miarę możliwości na miejscu a w pozostałych przypadkach do określania terminu załatwienia

4.            informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy

5.            powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności

6.            informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania wydanych rozstrzygnięć.

10.         Interesanci mają prawo uzyskiwać informację w formie pisemnej, ustnej
lub telefonicznej.

11.         Burmistrz przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. od 1100 do godz. 1600.

12.         Zastępca Burmistrza i Sekretarz Miasta przyjmują interesantów w sprawach skarg
i wniosków każdego dnia w ramach swoich możliwości czasowych.

13.         Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy Urzędu.

14.         Informacje o dniach i godzinach przyjmowania obywateli w sprawach skarg
i wniosków są  umieszczone na tablicach ogłoszeń w siedzibie Urzędu

15.         Przyjmowaniem i koordynowaniem rozpatrywania skarg, wniosków i petycji zajmuje się Wydział Organizacyjny.

16.         Wydział Organizacyjny prowadzi centralny rejestr skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu.

 

 

 

 

 

ROZDZIAŁ IX

ZASADY KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROWADZONEJ W URZĘDZIE

 

§ 33

 

Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

 

§ 34

 

Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1.            zgodności działania z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi

2.            skuteczności i efektywności działania

3.            wiarygodności sprawozdań

4.            ochrony zasobów

5.            przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania

6.            efektywności i skuteczności przepływu informacji

7.            zarządzania ryzykiem

 

 

§ 35

 

1.            Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków Burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Barczewo

2.            W Urzędzie funkcjonowanie kontroli zarządczej, w ramach swoich kompetencji
i zadań, odpowiadają również:

1)           Zastępca Burmistrza

2)           Skarbnik

3)           Sekretarz

4)           Radca Prawny

5)           pozostali pracownicy

6)           zespoły problemowe powoływane doraźnie – w zakresie ustalonym
przez Burmistrza

3.            Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego koordynuje wprowadzenie systemu kontroli zarządczej i dokonuje oceny jej funkcjonowania na podstawie odrębnych przepisów

 

 

§ 36

 

Wprowadza się w Urzędzie model kontroli zarządczej oparty o następujące elementy:

1.            Środowisko wewnętrzne:

1)           przestrzeganie wartości etycznych

2)           kompetencje zawodowe

3)           struktura organizacyjna

4)           delegowanie uprawnień

2.            Cele i zarządzanie ryzykiem:

1)           misja

2)           określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji

3)           identyfikacja ryzyka

4)           analiza ryzyka

5)           reakcje na ryzyko

3.            Mechanizmy kontroli:

1)           dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,

2)           nadzór

3)           ciągłość działalności

4)           ochrona zasobów

5)           szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych

6)           mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

4.            Informacja i komunikacja:

1)           bieżąca informacja

2)           komunikacja wewnętrzna

3)           komunikacja zewnętrzna

5.            Monitorowanie i ocena:

1)           samoocena

2)           audyt wewnętrzny

3)           uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

 

 

§ 37

 

Do oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie uprawnieni są:

1.            Burmistrz

2.            Zastępca Burmistrza

3.            Skarbnik

4.            Sekretarz

5.            Kierownicy wydziałów

6.            Audytor wewnętrzny

7.            Zespoły lub pracownicy – w zakresie ustalonym przez burmistrza

 

§ 38

 

Do oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Barczewo uprawnieni są:

1.            Burmistrz

2.            Zastępca Burmistrza, Skarbnik, Sekretarz – w ramach swoich kompetencji

3.            Kierownik jednostki i pracownicy jednostki – w ramach swoich kompetencji

4.            Audytor wewnętrzny

5.            Pracownicy urzędu – w zakresie ustalonym przez Burmistrza

 

 

ROZDZIAŁ X

ZASADY I TRYB UDOSTĘPNIANIA INFORMACJI PUBLICZNEJ  W URZĘDZIE

 

DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ

 

 

§ 39

 

Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informacje publiczną w rozumieniu ustawy i  podlega udostępnieniu i ponownemu wykorzystywaniu na zasadach i trybie określonym w ustawie.

 

§ 40

 

1.            Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych  w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych

2.            Prawo do publicznej informacji podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz w przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa

 

§ 41

 

Powszechność dostępu do informacji publicznej w Urzędzie realizowana jest poprzez :

1.            ogłaszanie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej

2.            publikację informacji publicznych w siedzibie Urzędu, na tablicach ogłoszeń wyznaczonych dla  poszczególnych wydziałów Urzędu

3.            wgląd do dokumentacji urzędniczej

4.            przesyłanie informacji pocztą elektroniczną

5.            wstęp na posiedzenia organów kolegialnych gminy

6.            sporządzanie wydruków komputerowych

7.            kopiowanie, drukowanie ,przenoszenie informacji publicznej na powszechnie używany nośnik

8.            przesyłanie informacji pocztą

 

 

 

II.ZASADY PUBLIKOWANIA INFORMACJI PUBLICZNEJ W BIULETYNIE INFORMACJI PUBLICZNEJ

 

§ 42

 

1.            Publikowanie informacji publicznej na stronach BIP odbywa się poprzez przeglądarkę internetową  po zalogowaniu upoważnionego pracownika

2.            Loginy oraz hasła do edycji stron BIP podlegają ochronie

3.            Informacja publiczna na stronach BIP pochodzi bezpośrednio od pracownika Urzędu, który ją wytworzył

4.            Każde wprowadzenie treści na stronie  lub zamieszczenie informacji wymaga zatwierdzenia przez kierownika wydziału lub upoważnioną do tego osobę,
w przypadku pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy wymaga zatwierdzenia przez Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza

5.            Publikowane w Biuletynie informacje, dokumenty zawierają także informacje
o osobie, która je wprowadziła oraz o osobie, która odpowiada za ich treść Ponadto zawierają  informacje o  dacie publikacji  oraz o czasie i zakresie wprowadzenia zmian

 

 

ZADANIA KIEROWNIKÓW WYDZIAŁÓW

 

§ 43

 

1.            Kierownik sprawuje formalny i merytoryczny nadzór nad wprowadzaniem
i publikowaniem informacji na  stronie Biuletynu oraz  wyznacza pracownika wydziału, który działając na  podstawie upoważnienia,  zamieszcza informacje
i dokumenty w Biuletynie

2.            Kierownik komórki organizacyjnej przekazuje Administratorowi BIP nazwiska osób upoważnionych w wydziale  do wprowadzania  informacji w BIP

3.            Kierownik odpowiada za prawidłową treść publikacji przygotowaną przez pracowników oraz za aktualność treści publikowanych informacji

4.            Kierownik zatwierdza przygotowane treści stron oraz dokumentów

5.            Kierownik koordynuje i nadzoruje terminowe przygotowanie treści informacji przez pracowników.

 

 

ZADANIA  I OBOWIĄZKI PRACOWNIKÓW

 

§ 44

 

1.            Pracownik odpowiada za przygotowanie informacji i dokumentów przeznaczonych do zamieszczenia na stronie Biuletynu

2.            Pracownik jest odpowiedzialny za przygotowanie aktualizacji publikowanych informacji oraz za stałe wprowadzanie informacji na temat ich realizacji

3.            Pracownik zobowiązany jest do każdorazowego przekazywania bezpośredniemu przełożonemu do merytorycznej weryfikacji projektu informacji  która podlega publikacji

 

ZADANIA I OBOWIĄZKI ADMINISTRATORA BIULETYNU INFORMACJI PUBLICZNEJ

 

§ 45

Do zadań administratora BIP należy:

1.            prowadzenie listy autorów informacji

2.            prowadzenie listy osób upoważnionych do weryfikacji informacji wytworzonych przez autorów, w szczególności pod względem możliwości udostępnienia w BIP

3.            przydzielanie loginu i hasła dla osób upoważnionych do publikacji informacji

4.            weryfikowanie przygotowanych przez autorów stron BIP pod względem formy
i miejsca publikowania

5.            formatowanie tekstów publikowanych informacji

6.            przyjmowanie uwag i wniosków dotyczących konieczności tworzenia nowych układów stron w BIP

7.            zapewnia warunki bezpiecznego funkcjonowania serwera BIP

8.            kopiuje informacje zgromadzone w bazie BIP na odrębne informatyczne nośniki informacji .zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu

 

 

UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI PUBLICZNEJ NA WNIOSEK

 

§ 46

 

1.            Do zadań pracowników Urzędu należy udzielanie informacji publicznej na wniosek zainteresowanych, w zakresie posiadanej właściwości rzeczowej sprawy, której informacja publiczna ma dotyczyć

2.            Wniosek o udzielenie informacji może być ustny, pisemny lub elektroniczny i nie wymaga  uzasadnienia

3.            Wniosek o udzielenie  informacji przetworzonej winien wskazywać zakres, w jakim uzyskanie informacji przetworzonej jest szczególnie istotne dla interesu publicznego

4.            Do udzielania informacji publicznej zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu, w zakresie wykonywanych obowiązków służbowych, określonych zakresem czynności

5.            Wniosek o udzielenie informacji publicznej(pisemny, przesłany elektronicznie) podlega rejestracji

6.            Ewidencję wniosków o udzielenie informacji publicznej  prowadzi Sekretarz Miasta Po rejestracji  i nadaniu numeru sprawy wniosek jest przekazywany do właściwego wydziału celem jego realizacji

7.            Pracownik merytoryczny przygotowuje projekt odpowiedzi lub projekt decyzji
o odmowie udzielenia informacji

8.            Odpowiedzi na wnioski w sprawie udostępnienia informacji publicznej podpisują kierownicy wydziału natomiast decyzje administracyjne o odmowie udzielenia informacji publicznej podpisuje Burmistrz

9.            Kserokopię udzielonej odpowiedzi pracownik przekazuje Sekretarzowi .

10.         W przypadku gdy, w szczególności:

1.            wniosek nie dotyczy informacji publicznej

2.            wniosek dotyczy informacji publicznej ogólnie dostępnej (publikowanej
w Biuletynie Informacji Publicznej)

3.            wniosek dotyczy informacji publicznej nie będącej w posiadaniu Urzędu

4.            pracownik , po uzyskaniu aprobaty Kierownika bądź Sekretarza, pisemnie
lub elektronicznie , w zależności od formy wniosku, powiadamia wnoszącego
o przyczynach braku udostępniania informacji

11.         Udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje niezwłocznie, nie dłużej niż 14 dni od daty jego wpływu d Urzędu. Jeżeli udostępnienie informacji publicznej nie jest możliwe w określonym terminie, pracownik powiadamia wnioskodawcę
o powodach opóźnienia oraz w jakim terminie udostępni informację, termin ten nie może być dłuższy niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku

12.         Odmowa udostępnienia informacji publicznej następuje w drodze decyzji administracyjnej

 

 

ROZDZIAŁ XI

ZASADY PODPISYWANIA DOKUMENTÓW

§ 47

 

1.            Wszelkie dokumenty wychodzące na zewnątrz podpisuje Burmistrz

2.            Na podstawie indywidualnych upoważnień Burmistrza dokumenty podpisują:

1.            Zastępca Burmistrza

2.            Sekretarz Miasta

3.            Skarbnik Miasta

4.            upoważnieni pracownicy w sprawach należących do ich zakresu działania.

3.            Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych reguluje instrukcja obiegu dokumentów księgowych opracowana przez Skarbnika

4.            W przypadku nieobecności Burmistrza sprawy należące do kompetencji Burmistrza podpisuje Zastępca Burmistrza

 

§ 48

 

Kierownicy Wydziałów podpisują:

1.            decyzje administracyjne oraz pisma związane z zakresem działania wydziału
 w sprawach do podpisania których zostali upoważnieni przez Burmistrza

2.            pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej wydziału

 

§ 49

 

1.            Pracownicy przygotowujący projekt pism, w tym decyzji administracyjnych parafują swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu z lewej strony

2.            Projekty pism i decyzji parafują również Kierownicy Wydziałów

 

ROZDZIAŁ XII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 50

 

1.            Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego uchwalenia

2.            Sekretarz Miasta przygotowuje zakresy obowiązków kierowników wydziałów
i samodzielnych stanowisk, natomiast kierownicy wydziałów przygotowują zakresy obowiązków dla podległych im pracowników

3.            Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 maja 2016r.

 

 

Załączniki

Zarzadzenie Burmistrza 0050.46.2016 (608.8kB) Zapisz dokument Pokaż dokument
REGULAMIN ORGANIZACYJNY (799.1kB) Zapisz dokument Pokaż dokument

Metadane

Źródło informacji:Katarzyna Białecka
Data utworzenia:(brak danych)
Wprowadził do systemu:Iwona Kućko
Data wprowadzenia:2009-12-18 10:47:08
Opublikował:Iwona Kućko
Data publikacji:2009-12-18 10:50:14
Ostatnia zmiana:2016-06-07 11:36:32
Ilość wyświetleń:9266
Urząd Miasta i Gminy Barczewo
Plac Ratuszowy 1, 11-010 Barczewo

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Zamknij